Dans l’exercice de ses fonctions, un employé peut avoir besoin que son entreprise mette à sa disposition un ordinateur, un téléphone portable ou tout autre type de bien, informatique ou non. Afin d’encadrer ce prêt et son utilisation, il est préférable de rédiger une lettre lettre de mise à disposition de matériel à faire signer par l’employé et l’entreprise. Afin de lui permettre d’exercer son travail dans des conditions optimales lorsqu’il se trouve en dehors de l’entreprise, il est possible qu’une société prête du matériel à l’un de ses salariés. S’il s’agit d’une pratique récurrente, cela peut figurer dans son contrat de travail ou faire l’objet d’un avenant. Dans des cas plus ponctuels ou pour une procédure simplifiée, une attestation de remise de matériel peut permettre d’attester de ce prêt. Afin de faciliter vos démarches, vous pouvez télécharger notre modèle de lettre type pensé pour un usage professionnel. Il vous suffit alors de le compléter dans votre logiciel de traitement de texte pour le personnaliser, puis de l’enregistrer au format PDF. Raison sociale de l’entreprise Adresse Code postal Ville Prénom Nom Adresse Code Postal Ville Le [date], à [ville] Objet Attestation de mise à disposition de [nature de l’objet] Madame ou Monsieur, Afin de mener à bien vos missions, l’entreprise [raison sociale] vous confie, pendant toute la durée du présent contrat, le matériel suivant [nature du matériel]. Ce matériel demeure la propriété de l’entreprise. S’il est donné à un salarié la possibilité d'utiliser le matériel de l'entreprise de façon permanente à des fins personnelles, cela peut constituer un avantage en nature soumis à cotisations sociales. Vous êtes tenu de maintenir cet outil de travail dans un parfait état de fonctionnement. Dans le cas où vous rencontreriez des difficultés, veuillez en avertir votre hiérarchie. Par ce présent contrat, vous vous engagez à restituer l'intégralité du matériel ainsi confié au moment de la rupture de ses relations contractuelles avec l’entreprise [raison sociale] et ce, quel que soit le motif de cette rupture. Par la présente attestation contresignée de remise de matériel, vous vous engagez à restituer le [nature de l’objet] à l’entreprise [raison sociale] en bon état le [date]. Veuillez signer cette attestation, précédé de la mention " lu et approuvé ". Nous vous prions d'agréer, Madame ou Monsieur, nos salutations distinguées. Fait en deux exemplaires. Prénom Nom Titre de fonction au sein de l'entreprise Signature Cachet de l'entreprise En faisant signer une lettre de mise à disposition de matériel, l’entreprise se protège des risques inhérents à ce type de prêt. C’est pourquoi, les modalités de cette mise à disposition doivent être encadrées de la manière la plus précise possible. En effet, ce type de document permet de déterminer les droits et devoirs de chacune des parties pour éviter les litiges éventuels. Afin de remplir au mieux cette lettre d’attribution, il est nécessaire d’être le plus explicite possible. Voici les différents éléments à prendre en compte Pensez à réaliser cette lettre de mise à disposition de matériel en deux exemplaires afin d’en donner une au salarié et de garder l’autre. Afin de lui donner une dimension officielle, rédigez de préférence la lettre de prêt sur un papier à en-tête de votre société et, à minima, apposez-y le cachet de l’entreprise en plus de votre signature. Si possible, joindre la facture du matériel prêté à la lettre attestant du prêt de ce dernier. Cela permet de mentionner les caractéristiques techniques du bien prêté, son prix de vente ainsi que son numéro de série si le bien en question en possède un. Si la valeur du matériel prêté le justifie, il est possible de l’assurer pendant toute la durée du prêt au salarié. En effet, même si le salarié met tout en œuvre pour préserver le matériel prêté, un vol est malheureusement imprévisible et une maladresse peut arriver. Et dans la mesure où les équipements prêtés sont la propriété de l’entreprise, c’est à elle de souscrire aux éventuelles assurances nécessaires. Voir aussi Les avantages d’un logiciel de gestion du matériel Si le prêt de matériel est une pratique courante dans votre entreprise, il peut être intéressant d’avoir recours à un logiciel de gestion dédié comme Easyrequest. Ce type d’outil présente de nombreux avantages lorsqu’on souhaite gérer aisément le prêt de matériel à ses employés. Il est possible de suivre les réservations en temps réel, d’organiser les locations ou encore de planifier d’éventuelles réparations. Autant d'options qui permettent un fonctionnement facilité. A lire également Comment optimiser la gestion de votre parc matériel grâce aux données ? Gestion de matériel en entreprise les erreurs à ne pas commettre Créer un planning de réservation du matériel
Cemodèle de lettre : Bon de remise d'un téléphone portable au salarié Un de vos salariés est souvent en déplacement. Il doit, lors de ses missions en dehors de l'entreprise, appeler des clients, des fournisseurs, des collaborateurs. Vous souhaitez donc lui délivrer un téléphone portable afin d'améliorer ses conditions de travail. 4,80€ TTC. Acheter le modèle Rédigé par La recommandation de l'auteur Dans la mesure où votre employeur n'a pas spontanément mis à votre disposition le matériel nécessaire au fonctionnement du comité social et économique, il convient de lui rappeler son obligation par courrier, qui peut être envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge pour avoir une preuve de la bonne réception de votre demande. Les éléments notés en bleu et en italique dans le modèle de lettre, indiquent ce que vous devez compléter. Vous pouvez ainsi adapter la lettre selon vos besoins.Lettrerecommandée avec accusé de réception. Objet : Changement de domiciliation bancaire. (Madame, Monsieur), Je vous informe par la présente de mon changement de domiciliation bancaire. À cet effet, je vous communique ci-joint mon nouveau relevé d’identité bancaire. Merci de bien vouloir prendre note de ce changement de coordonnéesM./ Mme —————— date ———————— Adresse —————————— ——————————- Objet demande de matériel informatique Envoi par voie hiérarchique Envoi par voie directe Madame la Rectrice, Monsieur le Recteur Je suis actuellement dans l’incapacité d’exercer convenablement ma mission. En effet, comme nombre de personnels de l’Education nationale, je suis victime de la fracture numérique qui touche également tant de familles. En tant qu’enseignant ayant connu près d’une décennie de gel du point d’indice, je n’ai plus les moyens de m’autofinancer l’ordinateur moderne avec lequel je dois travailler depuis chez moi pour assurer un suivi pédagogique à distance pour mes élèves. Mon ordinateur personnel, qui ne devrait pas servir à un usage professionnel, est obsolète et il ne peut plus être mis à jour. Il m’est notamment devenu impossible d’accéder à l’ENT, lire ma messagerie professionnelle, traiter les dossiers des élèves, les notes des élèves, échanger avec eux ou avec leurs parents par texte, voix, ou vidéo, ni enfin assurer les cours à distance en cas de confinement. Par ailleurs, de nouvelles normes de sécurité d’accès aux plateformes de travail ont rendu inopérant le matériel que j’ai utilisé jusqu’à présent et financé. Je sollicite donc du Rectorat le prêt ou le don d’un ordinateur portable qui me permette d’exercer mon métier dans les conditions du moment. Confiant dans la suite favorable que vous réserverez à ma demande, je vous prie d’agréer, Madame la Rectrice/Monsieur le Recteur, l’expression de mes salutations les plus respectueuses. Signature ——————-
modèle de lettre de mise à disposition de matériel
